Положение о порядке выдачи и хранения документов государственного образца и иных документов строгой отчетности о начальном профессиональном образовании

Настоящее Положение разработано в соответствии статьями 25, 30 Закона Кыргызской Республики «Об образовании» и определяет порядок хранения, получения и выдачи документов Государственного образца о начальном профессиональном образовании, а также порядок работы с документами строгой отчетности.

1. Общая информация о документах государственного образца, выдаваемых в системе начального профессионального образования

1. Работа с документами государственного образца и документами строгой отчетности в образовательных организациях системы начального профессионального образования организуется, контролируется и координируется Министерством образования и науки Кыргызской Республики (далее – Министерство).
2. Документами государственного образца, которыми удостоверяется завершение начального профессионального образования, установлены:

- Диплом - выдается лицам, освоившим полную программу начального профессионального образования;

- Сертификат - выдается лицам, освоившим программы краткосрочной профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации и др. по программам объемом менее 240 часов выдается сертификат учебного заведения. Более 240 часов получают сертификат Государственного образца.

1.3. Учащимся, не сдавшим квалификационный экзамен, или не завершившим обучение по различным причинам, выдается справка установленного образца учебного заведения об обучении с приложением табеля оценок.

1.4. Лицам, освоившим интегрированную программу среднего общего и начального профессионального образования, выдается также аттестат о среднем общем образовании. Порядок хранения, получения и выдачи аттестатов о среднем общем образовании и свидетельств об основном общем образовании определяется Министерством образования и науки Кыргызской Республики.

1.5. Выпускникам, закончившим обучение в профессиональных училищах при Службе исполнения наказаний при Министерстве юстиции Кыргызской Республики (далее – СИН), выдается сертификат.

2. Требования к образцам документов государственного образца начального профессионального образования

2.1. Документах о начальном профессиональном образовании государственного образца (далее - Диплом) имеются две категории Документов: диплом «общего образца» и диплом «с отличием» для всех видов документов о начальном профессиональном образовании.

2.2. Диплом состоит из двух обязательных частей:

- основной - представительной части диплома, содержащей общую информацию о полученном образовании;

- вспомогательной - приложение к диплому, содержащих полную информацию об обучении выпускника в образовательной организации и полученном им образовании.

2.3. Текст обеих частей диплома выполняется на государственном (кыргызском) и официальном (русском) языках.

2.4. Диплом выполняется на высококачественной бумаге. Представительная часть выклеена на твердом переплете с тиснением герба Кыргызской Республики, выполняется на бумаге с тангирной сеткой и необходимой типографской степенью защиты от подделок.

Приложения к Диплому выполняются на высококачественной бумаге и такой же тангирной сеткой, как и представительная часть. Приложение – выписка итоговых оценок успеваемости, представляет содержание программы и уровень подготовки выпускника. Приложение без диплома не действительно.

2.5. Выпускникам по их личному заявлению может быть выдан Диплом, заполненный на трех языках: кыргызском, русском и английском (заявка диплома на английском языке оплачивается за счет собственных средств заявителя).

3. Порядок сбора данных и изготовления документов государственного образца о начальном профессиональном образовании

3.1. Образовательные организации оформляют сведения об обучающихся в формате документа, согласованного с предприятием-изготовителем.

3.2. В целях своевременного обеспечения выпускников документами государственного образца учебные заведения ежегодно в установленные сроки представляют в Министерство заявку по утвержденной форме и информацию о выпускниках учебных заведений.

3.3. В заявке указывается количество учащихся, заканчивающих образовательную организацию на бюджетной и контрактной основе и потребность в документах государственного образца (Дипломы). К заявке прилагаются списки обучающихся, распределенные по группам, с указанием профессии, по которой проводилось обучение, и предварительно получаемой квалификации. В информации о выпускниках в обязательном порядке указывается вид документа, подтверждающего личность выпускника и реквизиты документа. Информация должна быть предоставлена в электронном варианте, а также на бумажных носителях в 2-х экземплярах. Все представленные данные утверждаются подписью директора и заверяются гербовой печатью учебного заведения.

3.4. Руководитель образовательной организации несет ответственность за достоверность введенных сведений о выпускниках.

3.5. Для подтверждения правильности введенных данных, сформированные документы подписываются электронной цифровой подписью руководителя образовательной организации. В случае отсутствия электронной цифровой подписи, документ визируется печатью образовательной организации и личной подписью руководителя образовательной организации, которые автоматически загружаются в электронную систему, согласно установленной программе.

3.6. Подведомственное учреждение Министерства образования и науки Кыргызской Республики государственное учреждение Центр цифрового образования (далее – ГУ ЦЦО) формирует цифровой реестр, электронные версии документов государственного образца (далее – Электронный реестр) по адресу https://diplom.edu.gov.kg/ предназначенный для учета и хранения документов (диплома государственного образца).

3.7. Форма и образец Диплома (сертификата) утверждаются уполномоченным государственным органом в сфере образования.

3.8. В целях накопления базы данных о выпускниках и определения подлинности, Диплома изготавливаются персонально на каждого выпускника, с внесением полной информации о полученном образовании.

3.9. Образовательные организации ежегодно до 1 декабря представляют в уполномоченный государственный орган в сфере образования заявки на необходимое количество Дипломов по каждой специальности и направлению, с указанием реквизитов лицензии на образовательную деятельность и сертификата, полученного по результатам аккредитации образовательной организации.

Заявки заверяются на наличие лицензии и прохождение аккредитации соответствующими структурами уполномоченного государственного органа в сфере образования.

3.10. Не позднее, чем за два месяца до выпускных квалификационных экзаменов выпускников, образовательные организации представляют первичную информацию о выпускниках и содержании их образования в электронной форме и на бумажных носителях на государственном и официальном языках, с сопровождением «Сведения по заказу» в установленной форме, подписанной руководителем образовательной организации и заверенной печатью образовательной организации.

3.11. Образовательная организация обязана выдать выпускникам дипломы об образовании не позднее чем через месяц после окончания выпускных квалификационных экзаменов.

3.12. Информация на изготовление диплома выпускникам представляется на кыргызском, русском и, при необходимости, английском языках.

3.13. Порядок изготовления и выдачи документов об образовании определяется договором, заключаемым с типографией, уполномоченной на изготовление документов государственного значения, в порядке, установленном Кабинетом Министров Кыргызской Республики.

3.14. Учет представления образовательными организациями заявок на изготовление Документов и выдачи их образовательным организациям ведется уполномоченным государственным органом в сфере образования в специальных книгах учета, пронумерованных и прошнурованных в установленном порядке.

3.15. Сведения об итоговых оценках обучающегося, а также результаты выпускных квалификационных экзаменов должны быть внесены образовательной организацией в электронный реестр не позднее срока окончания выпускных квалификационных экзаменов, определенного уполномоченного государственного органа в сфере образования.

3.16. Данные, занесенные в электронный реестр, могут быть изменены путем подачи официального заявления от руководителя образовательной организации, с указанием параметров изменения. При этом изменения, внесенные позже срока окончания выпускных квалификационных экзаменов, определенного уполномоченным органом, будут отображаться только в электронной версии документа об образовании.

3.17. Сертификаты краткосрочных курсов выдаются государственным уполномоченным органом в сфере образования согласно Приложению 1 настоящего Положения.

4. Заполнение бланков документов о начальном профессиональном образовании

4.1. Фамилия, имя, отчество, дата и место рождения выпускника заносится в бланк документа строго по паспорту (или по свидетельству о рождении). Наименование, номер и место расположения учебного заведения - в соответствии с его регистрацией (не должно быть расхождений с текстом на печати). Помарок, подчисток и исправлений в документах государственного образца о начальном профессиональном образовании не допускается.

4.2. Фамилия, имя и отчество (в именительном падеже) лица, завершившего обучение, пишутся полностью в соответствии с записью в паспорте или документе, его заменяющем. При этом фамилия, имя, отчество выпускника, содержащие буквы кыргызского алфавита, в частях документа на официальном (русском) языке указываются в также в кыргызской транскрипции.

4.3. Руководитель учебного заведения несет ответственность за правильность введенных данных на портале https://diplom.edu.gov.kg/ на трех языках: кыргызском, русском и английском. Все данные на трех языках проверяются комиссией, возглавляемой руководителем учебного заведения, который несет ответственность за достоверность предоставленных сведений.

5. Выдача дубликатов документов государственного образца

5.1. Дубликат Диплома о начальном профессиональном образовании - повторный экземпляр подлинника диплома о начальном профессиональном образовании по программам начального профессионального образования.

5.2. Дубликат сертификата о начальном профессиональном образовании - повторный экземпляр подлинника сертификата о начальном профессиональном образовании по программам начального профессионального образования.

5.3. Дубликаты документов государственного образца выдаются взамен утраченных документов государственного образца по представлению образовательной организации. На основании обращения заявителя образовательная организация формирует ходатайство в уполномоченный государственный орган в сфере образования о выдаче дубликата документа согласно Приложению 2 настоящего Положения.

5.4. Учебные заведения обязаны предоставить в уполномоченный государственный орган в сфере образования оригиналы всех разрешительных документов для получения дубликатов документов государственного образца начального профессионального образования, которые будут хранится архиве Министерства.

5.5. Бланки документов государственного образца о начальном профессиональном образовании без отличия и с отличием выдаются непосредственно руководителям учебных заведений или доверенному лицу при наличии доверенности, подписанной руководителем учебного заведения и заверенной гербовой печатью.

5.6. Количество полученных бланков дипломов (сертификатов), их номера, фиксируются в книге выдачи бланков государственного образца, о чем получатель расписывается. На полученные бланки документов государственного образца оформляется накладная.

5.7. Уполномоченный государственный орган в сфере образования, по мере поступления заявления на изготовление дубликата документа, осуществляет заказ предприятию-изготовителю.

5.8. По мере поступления заявления на изготовление дубликата документа, предприятие-изготовитель изготавливает дубликат. Учебные заведения начального профессионального образования получают от предприятия – изготовителя дубликат документа на основании доверенности и квитанции об оплате.

5.9. Автоматически сформированный дубликат документа имеет пометку «дубликат», с указанием даты и номера документа. Дубликат документа оформляется в соответствии с настоящим Положением. Выдача дубликата и изменение данных в документе фиксируются в реестре.

5.10. Расходы, связанные с изготовлением дубликата документа, оплачиваются за счет собственных средств заявителя.

5.11. Изготовление дубликата документа выпускникам, завершившим обучение по программам начального профессионального образования до 2024 года осуществляется согласно установленным требованиям по изготовлению дубликатов документов до принятия настоящего Положения.

5.12. Вопросы выдачи документа взамен утраченных документов государственного образца (диплом, сертификат и др.) рассматриваются соответствующим управлением Министерства образования и науки Кыргызской Республики.

5.13. Министерство ежемесячно направляет предприятию-изготовителю «Заказ-Заявку» на изготовление персонифицированных дубликатов и замену браков дипломов государственного образца начального профессионального образования.

5.14. Если на момент выдачи своевременно не полученного документа о начальном профессиональном образовании или его дубликата, изменился состав руководства учебного заведения, на документе должны стоять подписи работающих на момент выдачи дубликата руководителя, действующего председателя выпускной квалификационной комиссии и заместителя директора учебного заведения.

5.15. В случае реорганизации или ликвидации образовательной организации в представительной части и в приложении дубликата указывается название образовательной организации (Правоприеемника) на момент выдачи дубликата.

5.16. В случае реорганизации или ликвидации учебного заведения все документы государственного образца о начальном профессиональном образовании передаются по акту-приема учебному заведению-Правопреемнику.

6. Учет и хранение документов государственного образца начального профессионального образования

6.1. Учет и хранение информации о документе об образовании государственного образца осуществляется в электронном реестре документов. Доступ к данным электронного реестра предоставляется только ответственным лицам уполномоченного государственного органа в сфере образования.

6.2. Каждому документу об образовании государственного образца со стороны подведомственного учреждения Министерства ЦЦО присваивается уникальный идентификатор, который заносится в электронный реестр.

6.3. Срок хранения документов на электронном носителе в электронном реестре составляет не менее 75 лет, согласно номенклатуре дел образовательной организации, утверждаемой уполномоченным государственным органом в сфере образования.

6.4. При необходимости информация в электронном реестре может модифицироваться, например, при выдаче дубликатов документов или изменении персональных данных обучающегося.

6.5. Уполномоченный государственный орган в сфере образования несет полную ответственность за сохранность реестров в безопасном и надежном хранилище данных, обеспечивающем их сохранность и защищенность от несанкционированного доступа, копирования или порчи, в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики о защите данных и конфиденциальной информации персонального характера.

6.6. В случае обнаружения нарушений доступа к данным или их утраты, уполномоченный государственный орган в сфере образования принимает незамедлительные меры для восстановления информации и предотвращения аналогичных инцидентов.

6.7. Для обеспечения сохранности данных регулярно производится резервное копирование и архивация информации.

6.8. Учебные заведения ведут учет полученных бланков государственного образца с указанием номеров в специальных книгах выдачи документов государственного образца. В учебном заведении ведутся следующие книги выдачи документов государственного образца:

книга выдачи дипломов о начальном профессиональном образовании;
книга выдачи сертификатов;
книга выдачи аттестатов о среднем общем образовании.

6.9. Учебное заведение обязано выдать документы об образовании после официального срока завершения обучения.

6.10. Устанавливаются следующие сроки хранения документов строгой отчетности:

- журналы - 5 лет, после этого из журналов изымаются сводные ведомости учета успеваемости, которые хранятся 25 лет;

- поименная книга - 75 лет;

- книга выдачи бланков документов государственного образца - 75 лет;

- протоколы выпускных квалификационных экзаменов - 75 лет.

6.11. Книги выдачи документов государственного образца должны быть подписаны, листы в них пронумерованы. Книги прошнуровываются и скрепляются подписями руководителя учебного заведения, ответственного лица и гербовой печатью.

6.12. В книгах выдачи документов государственного образца в обязательном порядке проставляются номер приказа о выпуске, дата и номер протокола педагогического совета.

6.13. Все записи в книгах учета и выдачи бланков документов о начальном профессиональном образования должны вестись четко и аккуратно. Не допускаются какие-либо исправления, подчистки и помарки. Необходимые исправления, а также все последующие записи о выдаче документов об образовании в связи с несвоевременным их получением, подтверждаются подписью руководителя учебного заведения.

6.14. Каждое учебное заведение, в случае утраты бланков документов государственного образца, обязано уведомить об этом соответствующие органы внутренних дел и Министерство, указав номера утраченных бланков и обстоятельства, при которых произошла их утрата.

6.15. Учащимся, не сдавшим по уважительной причине выпускные квалификационные экзамены в установленные сроки, изготовленный документ государственного образца не выдается, и до повторной сдачи выпускных квалификационных экзаменов в течение 6 месяцев хранится в учебном заведении.

6.16. В случае не сдачи квалификационного экзамена повторно, учебное заведение издает приказ об уничтожении документа, документ уничтожается в установленном порядке, о чем составляется акт. В книге выдачи дипломов напротив фамилии учащегося, не сдавшего экзамен, делается запись «документ уничтожен», указываются реквизиты уничтоженного диплом и номер приказа. Дальнейшее хранение не выданных документов государственного образца не разрешается.

6.17. В случае, если выпускник успешно сдал квалификационный экзамен, но не получил документ государственного образца по независящим от него причинам (например, в связи с выездом, болезнью и т.д.), этот документ хранится в архиве учебного заведения в течение 75 лет. Кроме того, родителям или законным представителям выпускника учебное заведение направляет письмо-уведомление о наличии документа и его сохранении в архиве учебного заведения.

6.18. В профессиональных училищах при СИН сертификаты об окончании учебного заведения передаются в специальную часть исправительного учреждения для хранения в установленном порядке. Документ на основании заявления обучающегося может быть выдан его родителям, родственникам или законным представителям по доверенности.

7. Ответственность, отчетность и контроль

7.1. Персональная ответственность за исполнение порядка получения, учета, выдачи и хранения документов государственного образца возлагается на руководителя учебного заведения.

7.2. В учебных заведениях ответственность за получение, учет и хранение бланков документов государственного образца, а также за ведение книги учета бланков, накладных, доверенностей и расписок, на основании которых были получены и выданы бланки строгой отчетности, возлагается приказом директора на одного из заместителей директора учебного заведения.

7.3. При назначении нового ответственного лица за получение, учет и хранение бланков строгой отчетности, а также при смене руководителя учебного заведения, составляется акт передачи неиспользованных бланков с указанием их номеров и книги выдачи документов государственного образца. В акте обязательно оговаривается состояние хранения и учета бланков строгой отчетности отдельным пунктом.

7.4. Контроль за выдачей документов государственного образца, правильным хранением и ведением вышеуказанной документации в учебных заведениях осуществляется руководителем учебного заведения.

7.5. Действие настоящего Положения распространяется на все учебные заведения, осуществляющие деятельность в системе начального профессионального образования.

Приложение 1

К приказу Министерства образования и науки

Кыргызской Республики
от «11» «02» 2025 г. №165/1

Перечень документов для получения сертификатов краткосрочных курсов

Ходатайство с исходящим номером на фирменном бланке в Министерство образования и науки Кыргызской Республики (с указанием причины, срока обучения, даты окончания, наименования профессии, количества сертификатов, подпись директора).
Копия (или выписка) приказа о зачислении с персональным идентификационным номером (ПИН), учащихся (заверенная печатью и подписью директора учебного заведения).
Копия (или выписка) приказа об окончании с персональным идентификационным номером (ПИН), учащихся (заверенная печатью и подписью директора учебного заведения).
Чек об оплате (квитанция).
Доверенность (полностью заполненная, с печатью и подписью).
Все выпускники краткосрочных курсов должны быть внесены в информационную систему управлению образования (ИСУО) и выпущены из неё. При отсутствии данных о выпускниках информационной системе управления образования (ИСУО) сертификаты не выдаются.

Приложение 2

К приказу Министерства образования и науки

Кыргызской Республики

от «11» «02» 2025 г.

№165/1

Перечень документов для изготовления дубликата документа государственного образца о начальном профессиональном образовании

Ходатайство в Министерство образования и науки Кыргызской Республики (с указанием причины, года обучения, года окончания, профессии, номера документа).
Заявление на имя директора учебного заведения (заявитель указывает причину обращения).
Копия паспорта заявителя (для дубликата аттестата — копия свидетельства о рождении обязательно), заверенная печатью и подписью директора учебного заведения.
В случае утери документа — справка из стола находок (или районного отделения милиции по месту проживания) и объявление в газете о недействительности утраченного документа с указанием номера.
Копия из книги выдачи документов государственного образца (заверенная печатью и подписью директора учебного заведения).
В случае изменения ФИО — копия справки о смене ФИО (свидетельство о заключении брака).

Башталгыч кесиптик билим берүү башкармалыгы

Түзүмдүк бөлүктөрдүн жана ведомстволук уюмдардын жаңылыктары

Положение о порядке выдачи и хранения документов государственного образца и иных документов строгой отчетности о начальном профессиональном образовании

Пайдалуу шилтемелер

Мамлекеттик сайттар жана порталдар