УТВЕРЖДЕНО

                                                                                   приказом Министра образования

                                     и науки Кыргызской Республики

                                                                                    №________от_________2021 года

 ПОЛОЖЕНИЕ

             об отделе Документационного обеспечения и контроля

Общие положения

1. Отдел документационного обеспечения и контроля (далее - отдел) является структурным подразделением Министерства образования и науки Кыргызской Республики, осуществляющим распорядительно-исполнительские функции в области создания и ведения единой системы организации документационного обеспечения, своевременной обработки входящих, исходящих и внутренних документов, а также осуществляющим контроль за исполнением поступающих на рассмотрение министерства документов и ведением архивного делопроизводства.
2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Кыргызской Республики, Законами Кыргызской Республики «Об образовании», «О порядке рассмотрения обращений граждан» и другими законами Кыргызской Республики, нормативными правовыми актами Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Правительства Кыргызской Республики, Министерства образования и науки Кыргызской Республики, Регламентами работы Аппарата Президента Кыргызской Республики, Аппарата Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Аппарата Правительства Кыргызской Республики, а также Инструкциями и указаниями по архивному делу, по организации делопроизводства и работы архивов министерства и подведомственных организаций и действует на основании настоящего Положения.
3. Полное название отдела:

на государственном языке «Кыргыз Республикасынын Билим берүү жана илим министрлигинин Документтерди камсыз кылуу жана контролдоо бөлүмү»;

на официальном языке «Отдел документационного обеспечения и контроля Министерства образования и науки Кыргызской Республики».

4. Сокращенное название Отдела:

                   на государственном языке «ДККБ»;

                   на официальном языке «ОДОК».

II. Задачи и функции отдела

           Основными задачами отдела являются:

• 1. Организация и совершенствование единой системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки, сохранения и исполнения документов, контроль над исполнительской дисциплиной в центральном аппарате, подведомственных и территориальных подразделениях министерства.
  2. Своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов руководству для рассмотрения. Обеспечение централизованного учета и разработка своевременных официальных ответов на обращения граждан, юридических лиц, вышестоящих органов, министерств и ведомств контроля за своевременностью их рассмотрения.
  3. Контроль и проверка своевременного и фактического исполнения нормативно-правовых документов министерства, решений коллегии министерства, совещаний министра образования и науки.
  4. Прием, учет, хранение и обеспечение сохранности законченных делопроизводством документов центрального аппарата министерства, обработка и передача архивных документов.
  5. Осуществление контроля за ведением делопроизводства в подведомственных и территориальных органах управления образованием.
  6.  В соответствии с возложенными задачами отдел осуществляет следующие функции:
• обеспечивает оперативное прохождение служебных документов, писем и обращений граждан в Министерстве;
• разрабатывает проекты нормативно-правовых актов, относящихся к деятельности отдела;

          - осуществляет прием, регистрацию, учет и своевременное направление исполнителям входящих, исходящих, внутренних документов и справок министерства, техническую обработку и передачу архивных документов на государственное хранение;

           -  осуществляет регистрацию  и  контроль  исполнения  приказов по основной деятельности министерства;

           -  осуществляет контроль учета фирменных бланков министерства (бланки писем, бланки приказов, бланки решения/постановления коллегии);

• осуществляет меры по обеспечению режима секретности при обращении с соответствующими документами в министерстве;
• осуществляет контроль над своевременной регистрацией документов под грифом «ДСП» и направляет на рассмотрение руководства министерства для направления исполнителям, проводит контроль исполнения переданных поручений;
• осуществляет контроль над своевременной отправкой документов под грифом «ДСП» (присвоение исходящего номера, конвертация, направление адресату, и направление в дело самого исходного документа (оригинала));

 -  протоколирует и проводит контроль исполнения поручений, данных во время совещаний под председательством Министра, либо исполняющего обязанности Министра в его/ее отсутствие, и последующего доведения поручений до исполнителей для исполнения;

          - осуществляет сбор обобщенных справок и отчетов по реализации Указов, распоряжений Аппарата Президента Кыргызской Республики, постановлений и запросов депутатов Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, постановлений, распоряжений, протоколов совещаний и поручений Премьер-министра Кыргызской Республики, Вице-премьер министров Кыргызской Республики и Аппарата Правительства Кыргызской Республики;

 -  осуществляет контроль над сохранностью документов, поступивших из Аппарата Президента Кыргызской Республики, Аппарата Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Аппарата Правительства Кыргызской Республики и документов поступивших из министерств и ведомств, в том числе подведомственных организаций.

-   контролирует исполнение жалоб, заявлений  и  обращений  граждан, в том числе поступивших  из  Аппарата Президента Кыргызской Республики, Аппарата Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Аппарата Правительства Кыргызской Республики, министерств и ведомств;

-  своевременно представляет документы на рассмотрение Министра, Статс- секретаря и заместителей министра;

- осуществляет контроль над использованием и сохранностью гербовой, угловой, канцелярской печатей, регистрационного и других штампов министерства;

- организовывает прием граждан руководством министерства и осуществляет контроль над деятельностью «Общественной приемной» и «Телефона доверия»;

         - оказывает практическую методическую помощь в организации делопроизводства в образовательных организациях и территориальных органах управления образованием.

            III. Права отдела

1. Отдел для осуществления возложенных на него функций имеет право:

• запрашивать и получать от структурных подразделений центрального аппарата, подведомственных и территориальных подразделений Министерства образования и науки Кыргызской Республики материалы и информацию, необходимую для выполнения функций, возложенных на отдел;
• вести соответствующую официальную коммуникацию по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
• осуществлять контроль за соблюдением установленных требований Регламента работы с документами в Министерстве образования и науки Кыргызской Республики;
• возвращать исполнителям для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;
• представлять руководству министерства предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности;
• вносить на рассмотрение руководства министерства предложения по вопросам исполнительской деятельности министерства;
• осуществлять иные полномочия, исходя из направлений деятельности отдела.

                                      IV. Ответственность отдела

1. Специалисты отдела несут установленную законодательством Кыргызской Республики персональную ответственность за организацию работы отдела и выполнение возложенных на них задач. Поручения вышестоящего руководства являются обязательными для исполнения работниками отдела в пределах их полномочий.
2. За неисполнение функций, предусмотренных настоящим Положением, а также утвержденных должностных обязанностей, специалисты отдела несут дисциплинарную, материальную и иную ответственность, в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.
3. . Специалисты отдела обязаны соблюдать этические нормы поведения, установленные законодательством Кыргызской Республики для государственных служащих.

V. Структура и штат отдела

1. Структура и штатная численность отдела утверждается приказом Министерства образования и науки Кыргызской Республики.
2.  Численность и структура отдела устанавливаются в пределах утвержденной штатной численности Министерства.
3.  Сотрудниками отдела являются государственные служащие с высшим образованием, назначаемые и освобождаемые от должности в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики о государственной службе, и осуществляющие свои функции согласно настоящему Положению и утвержденным должностным инструкциям сотрудников отдела. Во взаимоотношениях с другими государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами, сотрудники отдела являются представителями Министерства образования и науки Кыргызской Республики.
4. Функциональные обязанности сотрудников отдела определяются в соответствии с Положением отдела и распределяются заведующим отделом.
5.  Отдел осуществляет свою деятельность по плану, утвержденному Министром образования и науки Кыргызской Республики и в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями министерства.
6.  Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся на основании Положения о Министерстве образования и науки Кыргызской Республики, утвержденного в порядке установленным законодательством Кыргызской Республики

                                       VI. Руководство отделом

         6.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый приказом Министра образования и науки Кыргызской Республики в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики.

         6.2. Заведующий руководит работой отдела и представляет его перед руководством Министерства образования и науки, другими государственными органами, юридическими и физическими лицами.  

         6.2.Заведующий отделом несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и исполнительской дисциплины, а также за распределение обязанностей между сотрудниками отдела.

         Заведующий ОДОК                                            Р.М. Амирова